31 mar 2018

PARA ALÉM DA CONSCIENTIZAÇÃO: ESTRATÉGIAS QUE AJUDAM A MANTER AS ASSEMBLEIAS CHEIAS

Durante as assembleias, são convencionadas as normas do condomínio e suas principais questões: escolha do síndico, orçamento do ano, aprovação de despesas e valor das contribuições, entre vários outros temas que interessam diretamente aos condôminos. Portanto, quem deseja saber como o seu dinheiro será investido e participar de decisões fundamentais para o bom andamento das atividades do condomínio deve evitar ao máximo se ausentar nessas reuniões.
Mas, mesmo diante da relevância desses encontros, a baixa adesão dos moradores é, desde sempre, uma preocupação a mais para síndicos Brasil afora. Para começar, é importante deixar claro para os condôminos que as decisões tomadas em assembleia só poderão ser anuladas judicialmente ou por deliberação em outra reunião. Além disso, eles precisam ter uma noção clara de que o não comparecimento pode impossibilitar ou dificultar muito a aprovação de questões que, naquele momento, são extremamente importantes.
No entanto, para além desse trabalho de conscientização, gestores podem lançar mão de estratégias simples para tornar esse encontro um momento mais leve, objetivo e atraente e, dessa forma, garantir a presença de um número maior de moradores. Confira algumas dicas que separamos e faça um esforço extra para deixar as assembleias do condomínio sob a sua gestão bem mais cheias!
CUIDADO COM O HORÁRIO
Antes de definir o horário em que a assembleia será realizada, o ideal é fazer uma consulta rápida e informal junto aos condôminos para ajustá-lo de acordo com a disponibilidade da maioria. Além disso, cumprir rigorosamente seus horários de início e fim, evitar aguardar por muito tempo a chegada de retardatários e se esquivar das discussões sem hora para terminar faz com que os moradores tenham mais disposição em comparecer a futuras convocações.
Também é fundamental evitar agendar assembleias em dias de eventos mais populares, como finais de campeonatos de futebol, por exemplo, vésperas de feriado e muito próximo ao fim de semana. A recomendação é que elas aconteçam as segundas, terças ou quartas-feiras, com início entre 20h e 20h30 e duração máxima de duas horas.
REFORCE A COMUNICAÇÃO
Algumas vezes, condôminos deixam de comparecer às assembleias por falta de aviso ou puro esquecimento. Por isso, divulgue datas e horários sempre com bastante antecedência para que todos possam se programar, afixe cartazes em murais e elevadores, envie e-mails de convocação e, se julgar adequado, na data escolhida reforce a informação mandando um lembrete por mensagem em grupos de redes sociais ou Whatsapp.
TEMAS RELEVANTES
Diversas questões relativas ao dia a dia dos condomínios podem ser resolvidas apenas com uma boa conversa entre os envolvidos ou com o registro de uma sugestão ou crítica no livro de ocorrências, que geralmente fica na portaria. Portanto, deixe para debater nas assembleias os assuntos mais relevantes e, por isso mesmo, mais chamativos, como o reajuste da mensalidade condominial, as cotas extras para reformas, a pintura e lavagem do prédio, o sorteio de vagas de garagem e assim por diante.
FOCO NA PAUTA
Semanas antes da assembleia, procure colher informações com os condôminos sobre os pontos mais complexos que devem ser abordados na pauta. Isso pode ser feito com uma simples conversa, por e-mail e, até mesmo, por mensagens via Whatsapp e garante que os temas que serão abordados são de interesse real da coletividade.
Já no dia da assembleia, mantenha foco total no roteiro da pauta, minimizando as famosas escapadas que desgastam os participantes que não têm interesse direto nos assuntos aleatórios levantados. Gentilmente, redirecione a conversa para os temas pautados e reserve alguns minutos ao final do encontro para, rapidamente, debatê-los.
MATERIAL DE APOIO E DINAMISMO NA APRESENTAÇÃO
Utilize orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços, cópia da convenção e do regulamento interno, entre outros, como fonte de consulta e material de apoio nos momentos em que se fizer necessário. Ao comprovar a necessidade de reajustar taxas, por exemplo, por meio de dados concretos, os gestores do condomínio ganham ainda mais credibilidade frente aos moradores.
Além disso, se possível, monte apresentações simples e objetivas, porém esteticamente organizadas e atraentes, que podem ser reproduzidas em retroprojetores ou computadores. Isso dá um caráter mais dinâmico à assembleia, tornando-a menos cansativa.

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